1.    Introducción

El presente Código constituye el conjunto de disposiciones adoptadas por KOLLECT GROUP S.A.S. en adelante “KOLLECT GROUP”, con el objeto de garantizar una mayor transparencia, solidez, competitividad y productividad de cara a los clientes, accionistas, terceros vinculados, proveedores, entre otros, siendo así, conscientes de la importancia del Gobierno Corporativo en el entorno internacional, así como en la Economía Nacional y, por ende, al interior de la compañía.

Este Código contiene el conjunto de disposiciones que constituyen el marco de autorregulación en materia de Gobierno Corporativo de KOLLECT GROUP, en desarrollo de su objeto social y en la definición de los derechos y responsabilidades de sus órganos de gobierno con el fin de que las decisiones que al interior de los mismos se adopten, se realicen de acuerdo con el mejor interés de la entidad, sus accionistas, sus acreedores, sus funcionarios, respetando los derechos de sus consumidores y demás grupos de interés.

Consciente de lo anterior, KOLLECT GROUP ha adoptado el presente Código de Buen Gobierno Corporativo, el cual propende por fortalecer la adecuada administración de la entidad, disminuir la existencia de conflictos de interés, mitigar los riesgos relacionados con la administración, y cuyo cumplimiento contribuirá al logro de los objetivos de estabilidad, seguridad, confianza, así como a la protección de nuestros consumidores financieros.

2.    Acerca de KOLLECT GROUP

KOLLECT GROUP es una firma de abogados, dedicada a brindar a sus clientes servicios de asesoría legal de alta calidad, con eficiencia y creatividad, atendiendo sus requerimientos mediante el uso de las tecnologías de la información para garantizar el acceso a sus servicios jurídicos en tiempo real.

Dentro de su objeto social, KOLLECT GROUP está centrado en la prestación de servicios profesionales de asesoría y consultoría jurídica en el área comercial, corporativa, laboral, societaria, contractual, entre otras, a cualquier persona natural o jurídica, que demande la prestación de estos servicios dentro o fuera del territorio nacional.  

3.    Principios

Para la elaboración y estructuración del presente Código de Buen Gobierno, se adoptaron los siguientes principios, los cuales, tienen como propósito fijar criterios básicos para regular la dirección y control de la compañía y de este modo fortalecer la confianza y garantizar la protección de los grupos de interés relevantes.

Principio 1. Integridad: KOLLECT GROUP deberá actuar con rectitud y honradez conforme a su objeto social, dando cumplimiento a la normativa legal vigente.

Principio 2. Capacidad, cuidado y diligencia: KOLLECT GROUP deberá llevar a cabo el desarrollo de sus actividades comerciales con la debida capacidad, pericia y diligencia, evitando todo tipo de retraso injustificado. 

Principio 3. Prudencia: KOLLECT GROUP deberá desarrollar su objeto social con precaución y prudencia. 

Principio 4. Divulgación de información a los clientes: KOLLECT GROUP deberá atender las necesidades de información que tengan sus clientes y darle un trato justo.

Principio 5. Información sobre los clientes: KOLLECT GROUP deberá solicitarle a sus clientes información clara y expresa antes de orientarlos o suscribir un contrato. 

Principio 6. Conflictos de interés: KOLLECT GROUP deberá evitar situaciones donde sus intereses internos influyan inapropiadamente su criterio comercial y jurídico.

Principio 7. Relación con las autoridades de regulación, inspección, control y vigilancia: KOLLECT GROUP deberá tratar con sus reguladores de manera abierta y cooperativa.

Principio 8. Quejas: KOLLECT GROUP debe mantener un sistema de manejo y solución de quejas eficiente, respetuoso, justo y adecuado para prevenir, en lo posible, litigios con los consumidores.

Principio 9. Administración y control: KOLLECT GROUP debe organizar y controlar sus asuntos de acuerdo con las normas y estatutos que le regulan.

Principio 10. Divulgación y cumplimiento de las normas de Gobierno Corporativo:  KOLLECT GROUP divulgará el contenido del presente código a sus clientes, funcionarios y demás Grupos de Interés.  

Así mismo, la entidad incluirá como una obligación dentro de los contratos de trabajo y como una cláusula en los contratos de prestación de servicios de las personas que desempeñan labores en la compañía en cualquier nivel, el cumplimiento cabal de las obligaciones a las que haya lugar en cumplimiento del presente Código.  

3.1.   Principios orientadores en las relaciones con los grupos de Interés

Principio 1. Capacitación de funcionarios y colaboradores: KOLLECT GROUP brindará a sus funcionarios y demás colaboradores, la capacitación necesaria para que adquieran los conocimientos, herramientas, habilidades y actitudes para interactuar en el entorno laboral y realizar las actividades para las que fueron contratados.

Principio 2. Transparencia y tratamiento equitativo con los consumidores financieros: KOLLECT GROUP suministrará información transparente, suficiente y oportuna a sus consumidores, se esforzará por mantener una adecuada y permanente comunicación con los mismos, a fin de mantenerlos debidamente informados y enterarse de las necesidades y expectativas de los mismos.

Así mismo, KOLLECT GROUP garantizará el acceso equitativo de los consumidores a los servicios que ofrece la entidad, en condiciones de igualdad y respeto.

Principio 3. Diálogo abierto con las entidades del Estado: KOLLECT GROUP procurará mantener un diálogo abierto con las entidades del Estado con quienes deba relacionarse durante la realización de sus operaciones, a fin de propender por sostener buenas relaciones con las mismas, brindándoles la colaboración que resulte necesaria.

Principio 4. Equidad:  KOLLECT GROUP brindará tratamiento equitativo y respetuoso para todos los accionistas, empleados, proveedores, clientes y grupos de interés con los que tenga relación.

4.    Misión y visión de la compañía

Misión

En KOLLECT GROUP, nuestra misión se basa en ser el respaldo jurídico que toda persona natural o jurídica puede requerir; a través de la prestación de servicios de asesorías jurídicas, gestión o recaudos de cartera y la generación de reportes basados en la lectura de la información jurídica de sus eventuales deudores.

Visión

Ser la firma de abogados Legal Tech No. 1 de Colombia, al ser los únicos en ofrecer una lectura y reporte de la información jurídica a través del uso de alta tecnología. Así mismo, esperamos constituirnos como una empresa líder en el mercado de este servicio. 

5.    Definiciones

Para efectos de la interpretación y aplicación del presente código, se deberán tener en cuenta los siguientes términos:  

• Accionistas: Persona natural o jurídica con participación accionaria en el capital social de la entidad. Esta titularidad le otorgará la condición de propietario y socio de KOLLECT GROUP.
• Accionistas mayoritarios: Son los accionistas o afiliados que individualmente, o gracias a sus vinculaciones con otros accionistas, posean directa o indirectamente una participación mayoritaria en el capital social o un poder de voto suficiente para obtener las mayorías suficientes en la Asamblea de Accionistas para influir en forma decisoria. Los demás accionistas podrán considerarse como minoritarios.
• Asamblea de accionistas: Órgano máximo de la entidad que podrá acordar, revocar y ratificar todos los actos y operaciones de ésta.
• Comité de gestión: Órgano rector, articulador y ejecutor de acciones y estrategias para la correcta implementación, operación, desarrollo, evaluación y seguimiento del Sistema Integrado de Gestión.
• Grupo de interés: Es el conjunto de personas naturales o jurídicas cuyas características comunes permiten considerarlos como beneficiarios de las reglas de Gobierno y que son relevantes para la buena marcha de la compañía.
• Cliente: El cliente puede ser potencial o actual. En los términos de la Ley 1480 de 2011 el cliente, consumidor o usuario es la persona natural o jurídica que, como destinatario final, adquiera, disfrute o utilice un determinado producto, cualquiera que sea su naturaleza para la satisfacción de una necesidad propia, privada, familiar o doméstica y empresarial cuando no esté ligada intrínsecamente a su actividad económica.
• Inversionista: Es toda persona natural o jurídica que tenga interés en hacer parte del capital social de KOLLECT GROUP.

6.    Medidas de buen Gobierno Corporativo

KOLLECT GROUP ha definido las siguientes obligaciones de Gobierno Corporativo: 

• Cumplimiento del código de Gobierno Corporativo

Todos los accionistas, miembros del Comité de Gestión y funcionarios de KOLLECT GROUP se comprometen a dar cumplimiento a lo previsto en el presente Código, asumiendo para ello en todo momento un comportamiento ético y responsable. 

• Cumplimiento de la normatividad vigente 

KOLLECT GROUP se compromete a acatar la normatividad vigente en Colombia, mediante la adopción de procedimientos y buenas prácticas que permitan identificar y clasificar los riesgos legales a los que se enfrenta y establecer mecanismos internos de identificación, prevención, control y monitoreo frente a los mismos.

Adicionalmente, la entidad se compromete a facilitarle a la Superintendencia de Industria y Comercio y a la Superintendencia de Sociedades, toda la información que se encuentre a su alcance y que le facilite realizar la labor de supervisión.

• Gestión adecuada de los riesgos

KOLLECT GROUP identificará, analizará y responderá a todos los factores de riesgo relevantes de todas las actividades y negocios que se encuentren gestionados y controlados, estableciendo los mecanismos y principios básicos para una adecuada gestión de los mismos de manera que se protejan los intereses de la entidad ante los factores internos o externos que puedan afectar el desarrollo de sus operaciones.

7.    Órganos de Gobierno

KOLLECT GROUP cuenta con los siguientes órganos de Gobierno Corporativo a saber:

• Órganos de Dirección: Asamblea General de Accionista.
• Órganos de Administración: Comité de Gestión, Representante Legal (Gerente) y Representante Legal Suplente.
• Órganos de Control Interno: Sistema de Control Interno, Órganos de Control Interno.
• Órganos de Control Externo: Superintendencia de Sociedades, Superintendencia de Industria y Comercio.
• Órganos de Cumplimiento del Buen Gobierno Corporativo: Asamblea General de Accionistas y Representante legal.

7.1.  Asamblea general de Accionistas

7.1.1. Composición

La Asamblea General de Accionistas de KOLLECT GROUP es el máximo órgano de gobierno de la entidad y se constituye en el principal mecanismo para el suministro de información a los accionistas. A su vez, la Asamblea General de Accionistas es la responsable en primera instancia de la definición del sistema de control interno de la Compañía, sin perjuicio de la labor ejecutiva del Comité de Gestión.

Este órgano se encuentra integrado por los accionistas inscritos en el libro de registro de acciones de la Compañía o de sus representantes o mandatarios, quienes se reúnen conforme a las prescripciones de los Estatutos y la ley.

7.1.2. Sesiones de la Asamblea General de Accionistas y Convocatoria

Las reuniones de la Asamblea General de Accionistas, pueden ser ordinarias o extraordinarias; las primeras se efectuarán en los meses de enero a marzo de cada año. También podrán efectuarse en otros momentos del año para efectos de distribución de utilidades en el domicilio social, en la hora y fecha que se señale en la respectiva convocatoria.

En caso de que no sea convocada, la Asamblea se reunirá por derecho propio el primer día hábil del mes de abril, según sea el caso, a las diez de la mañana (10.00 a.m.) en las oficinas de la administración del domicilio principal de la entidad.

Si se convoca la Asamblea General de Accionistas y la reunión no se lleva a cabo por falta de quórum, se citará a una reunión de segunda convocatoria que sesionará y decidirá válidamente con un número singular o plural de accionistas que representen cuando menos la mitad más uno de las acciones suscritas con derecho a voto.

La Asamblea General de Accionistas y el Comité de Gestión de la entidad podrán tener reuniones no presenciales de acuerdo con lo previsto en las normas aplicables, siempre que puedan deliberar y decidir por comunicaciones simultáneas o sucesivas.

Igualmente serán válidas las decisiones de la Asamblea General de Accionistas y Comité de Gestión cuando por escrito, todos los accionistas o miembros expresen el sentido de su voto de acuerdo con los requisitos legales.

Las condiciones y requisitos para efectuar la convocatoria se realizarán teniendo en cuenta lo previsto en las disposiciones de la normatividad vigente que resulten aplicables, así como las reglas especiales que establecen los estatutos sociales de la entidad.

Cuando la entidad considere necesario, podrán invitarse a expertos o conocedores de los temas que serán objeto de decisión dentro de la Asamblea, quienes ayudarán a informar ampliamente sobre los asuntos que se traten. Para estos efectos, el Comité de Gestión desarrollará un procedimiento para la selección e intervención de dichos conocedores, el cual debe ser aprobado por la Asamblea de Accionistas.

7.1.3. Convocatoria y orden del día 

La convocatoria a cualquier reunión de la Asamblea General de Accionistas se hará con cinco (5) días hábiles de anticipación, por medio de carta, cablegrama, mensaje por fax, vía correo electrónico o e-mail, enviado a cada uno de los accionistas a la dirección o números registrados en la Compañía. La carta deberá entregarse personalmente, dejando constancia de su recibo o bien mediante la utilización de correo certificado o equivalente, o de algún medio electrónico que permita probar la entrega oportuna.

Sin perjuicio de lo establecido en el párrafo anterior, la Asamblea General de Accionistas se entiende convocada y válidamente constituida para tratar cualquier asunto y tomar los acuerdos correspondientes, siempre que se encuentren presentes los accionistas que representen la totalidad de las acciones suscritas con derecho a voto y acepten por unanimidad la celebración de la misma y los asuntos que en ella se proponga tratar.

No obstante lo anterior, en el evento en que deba reunirse la Asamblea General de Accionistas en forma extraordinaria con el objeto de discutir la posible fusión, transformación, escisión o cancelación de la inscripción de las acciones en el evento en que la Compañía negocie las acciones en el mercado público de valores, la convocatoria deberá hacerse con una anticipación de cinco (5) días hábiles y en ella se indicará expresamente la posibilidad de ejercer el derecho de retiro en concordancia con el artículo quincuagésimo octavo de los Estatutos.

KOLLECT GROUP, además de los medios tradicionales previstos en el marco legal, procurará difundir el anuncio a la convocatoria de la Asamblea General de Accionistas a través de medios electrónicos tales como la página web de la Compañía o mensajes de alerta a través de correo electrónico individualizado.

KOLLECT GROUP se compromete a garantizar a sus accionistas el efectivo ejercicio de sus derechos, previendo para ello que la convocatoria a la Asamblea General de Accionistas se realice con la debida anticipación y permita que aquellos cuenten con información clara, completa y oportuna para la debida toma de decisiones.

Para garantizar el adecuado ejercicio de los derechos de los accionistas, la información relacionada con la convocatoria a las reuniones de la Asamblea General de Accionistas, se encontrará a disposición de los accionistas desde la fecha del anuncio de la convocatoria respectiva y con la debida anticipación.

El orden del día divulgado en la convocatoria a la reunión de la Asamblea será lo suficientemente claro y desagregado, en forma tal que los accionistas tengan pleno conocimiento sobre los asuntos que van a ser sometidos a su consideración y que no exista confusión entre los distintos temas a tratar. En caso de existir varios temas a tratar que guarden conexidad entre sí, esta circunstancia será advertida previamente.

KOLLECT GROUP evitará que a través del punto “varios” del orden del día se adopten decisiones trascendentales para el buen manejo de la entidad y que las mismas puedan causar perjuicio a los accionistas que no estuvieron presentes o que no fueron debidamente informados de los temas a incluir en dicho punto.

7.1.4.   Quórum deliberatorio

La Asamblea General de Accionistas deliberará con un número singular o plural de accionistas que represente, por lo menos, la mitad más uno de las acciones suscritas con derecho a voto, sin perjuicio de las disposiciones contenidas en los estatutos que expresamente prevean lo contrario.

Si se convoca a la asamblea y ésta no se lleva a cabo por falta de quórum, se citará a una nueva reunión que sesionará válidamente con un número plural de accionistas cualquiera sea la cantidad de acciones que esté representada. La nueva reunión deberá efectuarse no antes de los diez (10) días ni después de los treinta (30), contados desde la fecha fijada para la primera reunión.

7.1.5. Funciones de la Asamblea General de Accionistas

La Asamblea General de Accionistas de KOLLECT GROUP tendrá las funciones establecidas en el artículo 420 del Código de Comercio y sus Estatutos, las cuales, serán determinadas a continuación: 

• Estudiar y aprobar las reformas de los Estatutos.
• Considerar los informes de los administradores y del Representante Legal sobre el estado de los negocios sociales y el informe del Revisor Fiscal, si lo hubiere.
• Considerar las cuentas y balances del último ejercicio.
• Disponer de las utilidades sociales conforme a los Estatutos y a las leyes.
• Constituir e incrementar las reservas a que haya lugar.
• Fijar el monto del dividendo, así como la forma y plazos en que se pagará.
• Nombrar y remover a los miembros principales y suplentes del Comité de Gestión, al Revisor Fiscal Principal y Suplente, y fijarles sus asignaciones.
• Nombrar al liquidador de la Compañía.
• Ordenar las acciones que correspondan contra los administradores, funcionarios directivos y Revisor Fiscal.
• Decretar la enajenación total de los haberes de la Compañía.
• Delegar al Representante Legal aquellas funciones cuya delegación no esté prohibida por la ley.
• Adoptar las medidas que reclame el cumplimiento de los Estatutos y el interés común de los accionistas.
• Disponer, mediante el voto favorable de no menos del setenta por ciento (75%) de las acciones presentes en la reunión, que determinada emisión de acciones ordinarias sea colocada sin sujeción al derecho de preferencia.
• Decidir sobre los cambios de domicilio social, la transformación de la entidad con otro tipo de entidad, su fusión con otras compañías (salvo los eventos de fusión, en cuyo caso la decisión será del Comité de Gestión) y/o sobre las reformas que pueda afectar las bases fundamentales del contrato social o que aumenten la responsabilidad para los accionistas.
• Emitir y colocar acciones privilegiadas y/o con dividendos preferencial y sin derecho a voto.
• Cumplir con las funciones que se le asignan mediante el código de buen gobierno de la entidad, incluidas aquellas asociadas al Sistema de Control Interno.
• Las demás que señalen las leyes, o los Estatutos y que no correspondan a otro órgano.

7.1.6. Derechos de los Accionistas

Los accionistas de la Compañía, sin perjuicio de cualquier otro derecho que les corresponda por ley o en virtud de lo previsto en los Estatutos, tendrán los siguientes derechos:

• Participar y votar, según el tipo de acciones que posea, en las Asambleas Generales de Accionistas para la toma de las decisiones que corresponden a la misma, incluyendo la designación de los órganos y personas que de acuerdo con la ley y los Estatutos le corresponda elegir. Así mismo, contar con mecanismos efectivos para ser representados en dichas Asambleas.
• Participar de los dividendos que decrete la Asamblea General de Accionistas de acuerdo con el tipo de acción de la cual sea titular, siempre que haya lugar a la distribución de éstos.
• Negociar sus acciones, según lo establecido por la ley, los Estatutos y los acuerdos de accionistas (en caso de que los hubiere); así como conocer los métodos de inscripción de las acciones y la identidad de los principales accionistas de la Compañía, de conformidad con la ley.
• Ejercer, en los términos previstos en la normatividad vigente y en los Estatutos, el derecho de inspección respecto de los libros y papeles de la Compañía a fin de enterarse de la situación financiera, económica, administrativa y contable de la misma.
• Ejercer el derecho de retiro de conformidad con las disposiciones estatutarias y legales vigentes, particularmente en los eventos previstos en el artículo 12 de la Ley 222 de 1995, dentro de los cuales, sin limitación a, los casos en que la transformación, fusión o escisión de la Compañía imponga a los accionistas una mayor responsabilidad o impliquen una desmejora de sus derechos patrimoniales.
• Tener acceso a la información pública de KOLLECT GROUP de manera clara, en tiempo oportuno y en forma integral y completa.
• Solicitar, en unión con otros accionistas, la convocatoria a reunión de Comité de Gestión, conforme con lo establecido en las disposiciones del presente Código o en la ley.
• Tratamiento equitativo de los accionistas. KOLLECT GROUP dará el mismo trato en cuanto a las peticiones, reclamaciones y solicitudes de información que eleven sus accionistas, independientemente del número de acciones que posean, así como a sus inversionistas independientemente del valor de sus inversiones.
• Solicitar, en unión con otros accionistas, la convocatoria a la Asamblea General en los términos previstos en la ley y en los Estatutos.
• Exigir el cumplimiento del Código de Gobierno Corporativo, haciendo para ello solicitudes respetuosas ante el Representante Legal de la Compañía cuando consideren que ha habido un incumplimiento a lo previsto en el presente Código.

Se entenderá que existe desmejora en los derechos patrimoniales de los accionistas, entre otros, en los siguientes casos:

• Cuando se disminuya el porcentaje de participación del accionista en el capital de la Compañía.
• Cuando se disminuya el valor patrimonial de la acción o se reduzca su valor nominal, siempre que en este caso se produzca una disminución de su capital.
• Cuando se limite o disminuya la negociabilidad de la acción.

En los Estatutos se ha definido que las diferencias que ocurran en cualquier tiempo, inclusive en el período de liquidación, entre los accionistas o entre uno o varios de ellos y la Compañía con motivo de los Estatutos, serán decididas por tres (3) árbitros, designados de común acuerdo por las partes, quienes serán ciudadanos colombianos, abogados inscritos, quienes decidirán en derecho.    

La designación de los árbitros la deberán realizar dentro de los treinta (30) días siguientes al día en que una de las partes comunique por escrito a la otra las diferencias materia del arbitraje, y si no se lograre el acuerdo dentro del término indicado por cualquier motivo, la designación le corresponderá al Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Barranquilla. El tribunal funcionará en la ciudad de Barranquilla y será administrado por la Cámara de Comercio de Barranquilla. En lo no previsto se aplicarán las normas del Reglamento del Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio y del Código de Comercio. El tribunal decidirá en Derecho.

7.1.7. Relaciones de los accionistas con KOLLECT GROUP

Los accionistas de KOLLECT GROUP deberán actuar con lealtad y buena fe para con la Compañía, absteniéndose de participar en actos o conductas respecto de las cuales exista conflicto de interés o que puedan dar origen a delitos, particularmente aquellos relacionados al lavado de activos y la financiación del terrorismo o que lesionen los intereses de la Compañía o impliquen la divulgación de información privilegiada.

Las relaciones comerciales de la Compañía con sus principales accionistas se llevarán a cabo dentro de las limitaciones y condiciones establecidas por las normas vigentes y, en todo caso, dentro de condiciones de mercado. Tales relaciones serán reveladas en las notas a los estados financieros de la Compañía.

7.1.8. Confidencialidad de la información

Los accionistas estarán obligados a actuar con lealtad y en consecuencia deberán abstenerse de incurrir en conductas que impliquen competencia o conflictos de interés con la Compañía. Igualmente deberán abstenerse de divulgar por cualquier medio, así como de utilizar en provecho propio o ajeno información confidencial de KOLLECT GROUP.  

7.2. Comité de Gestión

7.2.1. Organización

El Comité de Gestión de KOLLECT GROUP como órgano de administración está encargado de orientar la política general de la Compañía, (i) determina las políticas de gestión y desarrollo de la misma, (ii) vigila que el Representante Legal y los principales ejecutivos cumplan las mencionadas políticas y (iii) sirve de enlace con los accionistas. Sus actuaciones deben buscar el mejor interés de la Compañía y de todos sus accionistas.

El Comité de Gestión de KOLLECT GROUP actuará con independencia y buena fe para garantizar el derecho y trato igualitario de los accionistas y velará porque la Compañía cuente con un sistema efectivo para la revelación de información.

7.2.2. Retribución

KOLLECT GROUP contará con una política de remuneración del Comité de Gestión aprobada por la Asamblea General de Accionistas, la cual será revisada anualmente y en la que se identificarán los componentes retributivos de la misma.

La Asamblea General de Accionistas aprobará anualmente el costo máximo del Comité de Gestión y los componentes retributivos del mismo.  

7.2.3. Funciones del Comité de Gestión

Además de las funciones estatutarias, el Comité de Gestión de KOLLECT GROUP será responsable particularmente de:

• Establecer las directrices y políticas correspondientes a todas y cada una de las actividades a que se dedique la Compañía en desarrollo de su objeto social.
• Fijar la política de selección y remuneración de los cargos más importantes de la Compañía.
• Evaluar y controlar la gestión de la Compañía y de sus representantes legales; e identificar los principales riesgos de la Compañía y liderar la definición e implementación de los sistemas internos de control e información apropiados.

Así mismo, corresponde al Comité de Gestión, además de las facultades que no estén atribuidas de forma exclusiva a la Asamblea General de Accionistas, las siguientes:

• Admitir o rechazar las renuncias de sus miembros cuando no estuviere reunida la Asamblea General de Accionistas y convocar a la Asamblea General cuando presenten vacantes absolutas.
• Participar activamente en la planeación estratégica de la Compañía, aprobarla junto con el presupuesto anual de ingresos y gastos, y efectuar seguimiento, para determinar las necesidades de redireccionamiento estratégico.
• Crear los comités que sean necesarios para que la Compañía desarrolle su objeto social y alcance sus objetivos, designar sus miembros y reglamentar su funcionamiento y nivel de atribuciones.
• Admitir o rechazar la renuncia del Representante Legal o de sus suplentes.
• Nombrar libremente al Representante Legal de la Compañía y a sus suplentes, teniendo en cuenta entre otros factores su experiencia, formación, idoneidad y profesionalismo. Fijarle las funciones de administración no contempladas en estos estatutos y señalar su remuneración.
• Establecer o suprimir, previo el cumplimiento de los requisitos legales, las sucursales o agencias de la Compañía y señalar sus funciones y atribuciones.
• Elegir y nombrar los gerentes de las sucursales de la Compañía, cuya representación legal podrá ser limitada por el Representante Legal de la Compañía mediante escritura pública.
• Resolver las consultas que le someta el Representante Legal de la Compañía.
• Autorizar al Representante Legal para desarrollar ciertas operaciones, cuando sea que los Estatutos impongan limitaciones al Representante Legal.
• Convocar a la Asamblea General de Accionistas a reuniones extraordinarias, cuando lo juzgue conveniente.
• Impartir al Representante Legal las instrucciones, orientaciones y órdenes que juzgue convenientes.
• Presentar a la Asamblea General de Accionistas en sus sesiones ordinarias los estados financieros de propósito general con sus notas, cortados a fin del respectivo ejercicio y los dictámenes emitidos por el Revisor Fiscal, lo mismo que el informe de gestión y el proyecto de distribución de utilidades. El informe de gestión deberá contener una exposición fiel sobre la evolución de los negocios y la situación jurídica, económica, y administrativa de la Compañía, e incluir igualmente indicaciones sobre los acontecimientos importantes acaecidos después del ejercicio; así como la evolución previsible de la Compañía y las operaciones celebradas entre ésta y sus socios y administradores. El informe deberá ser aprobado por la mayoría de los votos de quienes deban presentarlo. A él se adjuntarán las explicaciones o salvedades de quienes no lo compartieren.
• Aprobar el reglamento de suscripción de acciones en los términos legales y en los establecidos en los Estatutos.
• Ejercer control sobre la gestión de la administración con base en la metodología que adopte.
• Diseñar políticas y estándares para garantizar la seguridad, calidad y efectividad de la tecnología en la prestación de los servicios.
• Aprobar el Código de Buen Gobierno Corporativo y el Código de Ética y Conducta de la Compañía y presentarlo a la Asamblea General de Accionistas para su conocimiento, así como sus modificaciones.
• Asumir todas las responsabilidades y funciones establecidas en relación con la prevención del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
• Reglamentar la emisión de bonos, titularizaciones u otros instrumentos de deuda autorizados por la ley, señalando su monto, valor nominal, tasa de interés, lugar y forma de pago, sistema de amortización y demás condiciones de la emisión de acuerdo con lo aprobado por la Asamblea General de Accionistas y la ley.
• Controlar y evaluar la gestión del Personal Ejecutivo, entendiendo por este al Representante Legal y demás funcionarios del grado inmediatamente inferior.
• Tutelar y controlar que se respeten los derechos de los accionistas y se les dé un tratamiento equitativo.
• Organizar el proceso de evaluación anual del Comité de Gestión, tanto como órgano colegiado de administración como de sus miembros individualmente considerados, de acuerdo con metodologías comúnmente aceptadas de autoevaluación o evaluación que pueden considerar la participación de asesores externos.
• Tomar las decisiones que no correspondan a otro órgano de la Compañía.
• Las demás asignadas de conformidad con la regulación vigente.

7.2.4. Composición del Comité de Gestión

El Comité de Gestión estará conformado por un número de miembros que resulte razonable para asegurar su operatividad.

Para estos efectos, los estatutos de KOLLECT GROUP han previsto que el Comité de Gestión se compondrá de tres (3) miembros principales elegidos por la Asamblea General de Accionistas para un período de un (1) año, pudiendo ser reelegidos por otro periodo de igual duración por disposición de la Asamblea General de Accionistas como resultado de una evaluación favorable respecto de su gestión.

7.2.5. Idoneidad de los miembros

El Comité de Gestión estará compuesto por personas que cumplan con requisitos de carácter profesional y ético, que cuenten con conocimientos o experiencia relevante en la actividad financiera, que no representen conflictos materiales de interés o éticos y cuya mayoría no participe en la administración diaria de la Compañía.

Con carácter anual, los miembros del Comité de Gestión deberán realizar una autoevaluación para determinar si en su opinión dicho órgano se encuentra funcionando con eficacia. Para estos efectos, KOLLECT GROUP diseñará el procedimiento y los formatos necesarios para su diligenciamiento.

Los miembros del Comité de Gestión deben reunir al menos los siguientes requisitos:

• Personas integrales que no se encuentren en ningún tipo de investigación de proceso penal (a menos que sea por ofensas menores), ni haber sido sujeto de una orden judicial o administrativa que haya limitado su capacidad de hacer negocios.
• Contar con amplia experiencia empresarial o en materia administrativa y poseer cualidades que reflejen un antecedente comprobado de éxito y habilidad para trabajar en equipo.
• Capacidad y objetividad para ejercer sus funciones con independencia, es decir, con la capacidad de extraer sus propias conclusiones tras haber considerado con imparcialidad toda la información y opiniones relevantes.
• Comprender claramente sus funciones en el gobierno corporativo y ser capaces de aplicar su buen juicio en asuntos que atañen a la Compañía.
• Contar con el tiempo y los recursos que sean necesarios para el cumplimiento de sus responsabilidades y funciones como miembros del Comité de Gestión.
• Desenvolverse, interna y externamente, con la mayor confidencialidad en relación a los temas o asuntos discutidos en el seno del Comité de Gestión.
• No encontrarse en listas de control definidas por la Ley, ni haber sido condenado mediante sentencia condenatoria en firme sobre el delito de lavado de activos, financiación del terrorismo, o sus delitos fuente.

No obstante lo anterior, KOLLECT GROUP se reserva la potestad de solicitar, cuando lo estime pertinente, cualquier otro tipo de requisitos en forma y fondo, que se considere adecuados para el beneficio y permanencia de la organización en el largo plazo.

Los miembros del Comité de Gestión deben comprometerse con el éxito financiero de KOLLECT GROUP, así como con la preservación y mejora de la reputación de la entidad.

7.2.6. Incompatibilidades por Conflictos de interés 

Los miembros del Comité de Gestión deberán:

• Abstenerse de participar en actividades que puedan comprometer su integridad en relación con el acceso a información privilegiada y/o confidencial que en virtud de su cargo asignado haya obtenido.
• Inhibirse en la participación de las sesiones del Comité de Gestión, de su discusión y solución, así como de cualquier toma de decisión, que involucren temas relacionados directamente con sus intereses o de sus parientes hasta segundo grado de consanguinidad.
• Ejecutar acciones que directa o indirectamente vayan en contra de los intereses de la Compañía, de su imagen y de la de sus ejecutivos y administradores, miembros del Comité de Gestión o de los diferentes comités de apoyo.
• No participar en las sesiones del Comité de Gestión, de su discusión y resolución, así como de cualquier toma de decisiones, en los cuales exista un posible Conflicto de interés.
• Cumplir con los lineamientos consagrados en la Política de Conflictos de Interés de KOLLECT GROUP, los cuales establecen que, el personal de la entidad no debe involucrarse en otros negocios o actividades que interfieran con la independencia en el desarrollo de su trabajo.

7.2.7. Quórum

El Comité de Gestión de KOLLECT GROUP podrá deliberar y decidir válidamente con la presencia y los votos de la mayoría de sus miembros.

7.2.8. Reuniones

El Comité de Gestión de KOLLECT GROUP se reunirá periódicamente en el lugar, día y hora que se señale en la respectiva convocatoria, por lo menos una (1) vez cada mes, y podrá reunirse en forma extraordinaria cuando sea convocada por (i) ella misma; (ii) dos de sus directores que actúen como principales; (iii) el Representante Legal de la Compañía; o (iv) el Revisor Fiscal.

En las reuniones del Comité de Gestión sus miembros expresarán libremente sus puntos de vista. KOLLECT GROUP se compromete a propender porque exista un ambiente de respeto, en el cual todos los integrantes del Comité de Gestión puedan expresar libremente sus opiniones.

Así mismo, los miembros del Comité de Gestión deberán participar activamente en las reuniones y estar bien informados de los temas bajo estudio. Una junta eficaz es el resultado de un trabajo en equipo, donde se discuten de forma objetiva los diferentes puntos de vista, se plantean críticas constructivas y se llega a decisiones que buscan el mejor interés de la Compañía

7.2.9. Derecho de información de los miembros del Comité de Gestión

Para el óptimo ejercicio de sus funciones, los miembros del Comité de Gestión dispondrán de información completa y veraz sobre la situación de la Compañía y del sector en que se desarrolla, además de toda aquella información relacionada con sus responsabilidades, obligaciones y las atribuciones que se deriven de su cargo.

A su turno, los integrantes del Comité de Gestión podrán solicitar la información necesaria para el correcto ejercicio de sus funciones.

Adicionalmente, los miembros del Comité de Gestión deben obtener y disponer de información acerca de los puntos a tratar en cada sesión, con anticipación a la realización de la reunión respectiva. Cuando todos los miembros del Comité de Gestión lo acuerden, podrán tratarse puntos de carácter urgente no informados previamente, siempre que se cuente los requisitos exigidos en la ley, lo cual deberá constar en acta.

KOLLECT GROUP se asegurará de que los miembros suplentes reciban la misma información que los miembros principales.

7.2.10. Funciones del Comité de Gestión en lo referente a Gobierno Corporativo

En materia de Gobierno Corporativo, los miembros del Comité de Gestión además de lo previsto en las disposiciones legales vigentes, deberán:

• Aprobar el Código de Gobierno Corporativo.
• Aprobar el Informe Anual de Gobierno Corporativo.
• Proponer las políticas de sucesión para aprobación por parte de la Asamblea General de Accionistas.
• Crear los comités de apoyo y aprobar el reglamento para el funcionamiento de tales comités.
• Velar por el cumplimiento del presente Código.
• Actuar de manera equitativa frente a todos los accionistas.
• Actuar como enlace entre la Compañía y sus accionistas, creando mecanismos adecuados para suministrar información veraz y oportuna sobre la marcha de la Compañía.
• Supervisar la información financiera y no financiera que deba publicarse periódicamente.
• Supervisar la independencia y eficiencia de la función de Auditoría Interna cuando haya lugar a ello.
• Supervisar la eficiencia de las prácticas de Gobierno Corporativo implementadas, y el nivel de cumplimiento de las normas éticas y de conducta adoptado por la Compañía.
• Resolver los posibles conflictos de interés del Representante Legal de la Compañía.
• Abstenerse de participar en la deliberación y votación de un tema que implique un Conflicto de interés.
• Analizar, por lo menos durante una (1) sesión al año, la aplicación y cumplimiento de los temas de Gobierno Corporativo al interior de la Compañía e incluir en los informes que presenta a la Asamblea General de Accionistas, un seguimiento sobre el cumplimiento que el mismo Comité de Gestión haya dado al Código de Gobierno Corporativo.
• En sus relaciones con los grupos de interés, los miembros del Comité de Gestión deben velar porque la Compañía actúe conforme a las leyes y reglamentos aplicables, debiendo cumplir de buena fe sus obligaciones y tomar decisiones con juicios independientes, observando aquellos principios adicionales de responsabilidad social que hubiesen previamente aceptado.

El Comité de Gestión especialmente deberá velar por:

• Proteger los derechos e intereses de los consumidores financieros en general.
• Proteger los derechos e intereses de los accionistas y establecer mecanismos para su trato equitativo.
• Desarrollar una política de comunicación e información con los accionistas y consumidores financieros en general.
• Desempeñar sus funciones anteponiendo el interés de la Compañía y con independencia de criterio.

7.2.11. Responsabilidades frente al Sistema de Control Interno

KOLLECT GROUP dentro del sistema de control interno, contará con los medios necesarios para proteger sus recursos contra pérdidas por ineficiencia o fraude y promoverá el orden y la efectividad en la ejecución de sus actividades, así como la exactitud y confiabilidad de la información requerida para dirigirla y controlarla. Con tal propósito, KOLLECT GROUP podrá contratar servicios especializados de auditoría y control a través de los cuales, teniendo en cuenta la estrategia de sus negocios, velará por el cumplimiento de sus metas y objetivos; identificará sistemas de rendición de cuentas y panorama de riesgos; y, diseñará planes de control.

Periódicamente, de acuerdo con la ley y las instrucciones de la Superintendencia de Sociedades, se divulgarán los estados financieros y demás informes, al igual que los hallazgos materiales resultantes de las actividades de control interno, contando así los accionistas e inversionistas con herramientas efectivas para hacer seguimiento sobre el manejo y control de KOLLECT GROUP.

De igual manera, se contará con procedimientos de control y revelación que aseguren que la información presentada es veraz.

7.3. Representante Legal

KOLLECT GROUP tendrá un (1) Gerente, quien será su Representante Legal, con un (1) suplente que lo reemplazará en las faltas absolutas, temporales o accidentales para un término de un año, designado por la Asamblea General de Accionistas.

7.3.1. Funciones

Son funciones del Representante Legal y de su suplente, las siguientes:  

• Representar legalmente a la Compañía ante los accionistas, ante terceros y ante toda clase de autoridades del orden administrativo y jurisdiccional.
• Presentar oportunamente a la Asamblea General de Accionistas los estados financieros de propósito general con sus notas, cortados a fin del respectivo ejercicio y los dictámenes del Revisor Fiscal si lo hubiere, lo mismo que el informe de gestión y el proyecto de distribución de utilidades. El informe de gestión deberá contener una exposición fiel sobre la evolución de los negocios y la situación jurídica, económica y administrativa de la entidad, e incluirá igualmente indicaciones sobre los acontecimientos importantes acaecidos después del ejercicio; así como la evolución previsible de la entidad y las operaciones celebradas entre ésta y sus accionistas y administradores.
• Nombrar y remover los empleados de la Compañía cuyo nombramiento y remoción no le corresponda a la Asamblea General de Accionistas.
• Tomar todas las medidas que reclame la conservación de los bienes sociales, vigilar la actividad de los empleados de la administración de la Compañía e impartirles las órdenes e instrucciones que exija la buena marcha de la Compañía.
• Convocar a la Asamblea General de Accionistas cuando lo considere necesario o conveniente y mantenerla informada del curso de los negocios sociales.
• Cumplir las órdenes e instrucciones que le imparta la Asamblea General de Accionistas, de ser el caso.
• Cumplir o hacer que se cumplan todos los requisitos o exigencias legales y reglamentarias que se relacionen con el funcionamiento y actividades de la Compañía.
• Presentar a la Asamblea General de Accionistas informes detallados sobre la marcha general de la Compañía y sobre el estado de ejecución de las actividades propias de su objeto social.
• Certificar que los estados financieros y otros informes relevantes para el público no contienen vicios, imprecisiones o errores que impidan conocer la verdadera situación patrimonial o las operaciones de la Compañía.
• En general, ejercer todas las facultades y poderes que le corresponden como Representante Legal que se relacionen con el funcionamiento y organización de la Compañía, salvo las que sean indelegables de la Asamblea General de Accionistas por la ley, los Estatutos y aquellas que expresamente ésta se reserve.

7.4. Órganos de Control

Los Órganos de Control de KOLLECT GROUP son entes autónomos para ejercer sus funciones, se encuentran sometidos al cumplimiento de este Código, así como a toda la normativa interna y externa que les resulte aplicable.

Las personas que conformen los Órganos de Control a continuación mencionados, deben cumplir con los requerimientos específicos de formación académica y experiencia profesional, además de comprometerse a brindar colaboración efectiva con las autoridades y órganos de supervisión, principalmente con la Superintendencia de Sociedades y la Superintendencia de Industria y Comercio.

7.4.1. Órganos de Control Interno

Los órganos de control interno de KOLLECT GROUP se encuentran conformados principalmente por el Sistema de Control Interno, dentro del cual participan la Auditoría Interna, el Comité de Gestión, y el Representante Legal principalmente.

Las funciones de la mayoría de ellos han sido definidas a lo largo del presente Código. En el presente numeral se hará referencia a aquellos que no han sido enunciados con anterioridad.

7.4.1.1. Sistema de Control Interno

El Sistema de Control Interno (SCI) de KOLLECT GROUP constituye una herramienta indispensable para la gestión de riesgos y el buen gobierno de la entidad.

Para este fin, KOLLECT GROUP ha expedido un Manual del SCI acorde con los requisitos establecidos en la normatividad vigente.

En dicho Manual se desarrollan los principales aspectos del control interno, el cual es definido como el conjunto de políticas, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación establecidos por el Comité de Gestión y la alta dirección, con el fin de proporcionar seguridad razonable a los diferentes grupos de interés que interactúan con la entidad, a fin de cumplir los siguientes objetivos:

• Cumplir las metas y resultados propuestos (efectividad en las operaciones).
• Obtener el máximo de resultados con el mínimo de recursos (eficiencia de las operaciones).
• Prevenir y mitigar la ocurrencia de fraudes, tanto de origen interno como externo.
• Gestionar adecuadamente los riesgos.
• Generar confiabilidad y oportunidad en la información generada por la entidad.
• Cumplir estrictamente la normatividad y regulación aplicable a la entidad.

A cada uno de los funcionarios de la entidad les corresponde, en desarrollo de sus funciones y con la aplicación de los procesos operativos apropiados, procurar el cumplimiento de los objetivos trazados por la dirección, dentro de los límites por ella establecidos.

7.4.1.2. Auditoría Interna

KOLLECT GROUP dentro de su SCI cuenta con una función de Auditoría Interna función que será adelantada por una firma especializada contratada externamente, en aras de dar una mayor independencia a la función. No obstante, dicha contratación no implica el traslado de responsabilidad sobre la auditoría misma.

Las principales funciones de la Auditoría Interna son:

• Elaborar el plan anual de auditoría antes de finalizar el año anterior y darle estricto cumplimiento, los cuales se ajustarán a las disposiciones vigentes, así como a las características propias de su entorno, y realizar los ajustes pertinentes de acuerdo al tipo de negocio y a la normatividad aplicable.
• Someter a consideración del comité de auditoría el presupuesto anual de funcionamiento del área de auditoría interna.
• Realizar una evaluación detallada de la efectividad y adecuación del SCI, en las áreas y procesos de la organización que resulten relevantes, abarcando entre otros aspectos los relacionados con la administración de riesgos de la entidad y los sistemas de información, administrativos, financieros y tecnológicos, incluyendo los sistemas electrónicos de información y los servicios electrónicos.
• Evaluar tanto las transacciones como los procedimientos de control involucrados en los diferentes procesos o actividades de la entidad, en aquellos aspectos que considere relevantes.
• Revisar los procedimientos adoptados por la administración para garantizar el cumplimiento con los requerimientos legales y regulatorios, códigos internos y la implementación de políticas y procedimientos.
• Verificar la eficacia de los procedimientos adoptados por la administración para asegurar la confiabilidad y oportunidad de los reportes a la Superintendencia de Sociedades y otros entes de control.
• Contribuir a la mejora de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno de la entidad, utilizando un enfoque sistemático y disciplinado.
• Adelantar las investigaciones especiales que considere pertinentes, dentro del ámbito de su competencia, para lo cual debe contar con la colaboración de expertos en aquellos temas en que se requiera.
• Presentar comunicaciones e informes periódicos al comité de auditoría o al Comité de Gestión o a la administración cuando lo estime conveniente, sobre el resultado del ejercicio de sus funciones.
• Hacer seguimiento a los controles establecidos por la entidad, mediante la revisión de la información contable y financiera.
• Evaluar los problemas encontrados y solicitar las acciones de mejoramiento correspondientes.
• Presentar al Comité de Gestión, por lo menos al cierre de cada ejercicio, un informe acerca de los resultados de su labor, incluyendo, entre otros aspectos, las deficiencias detectadas en el SCI.

7.4.1.3. Superintendencia de Sociedades

KOLLECT GROUP es una entidad sujeta a la inspección y vigilancia de la Superintendencia de Sociedades, organismo de carácter técnico adscrito al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, mediante el cual el Presidente de la República ejerce la inspección, vigilancia y control de las sociedades mercantiles.

7.4.1.4. Superintendencia de Industria y Comercio

En los términos de la Ley 1340 de 2009, la Superintendencia de Industria y Comercio es la autoridad única en materia de competencia.

La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) es un organismo de carácter técnico adscrito al Ministerio de Comercio, Industria y Turi, que goza de autonomía administrativa, financiera y presupuestal.

Respecto a la promoción y competencia, la SIC tiene como función velar por la observancia de las disposiciones normativas que regulen dicha materia; la atención de las reclamaciones que impliquen la contravención de dicho régimen, entre otras.

7.5. Disposiciones sobre revelación de información y transparencia

Para KOLLECT GROUP la revelación de información es un elemento fundamental para un adecuado gobierno corporativo y, por tanto, la transparencia en su revelación incrementa la transparencia frente al funcionamiento de la entidad, promoviendo la toma de decisiones informadas y permitiendo el ejercicio de los derechos de sus accionistas, consumidores financieros, acreedores, inversionistas y del mercado en general.

Para el logro de este propósito, la Asamblea General de Accionistas ha aprobado las políticas de revelación de información, estableciendo reglas claras y una estructura adecuada para fomentar su suministro a los grupos de interés, procurando exceder el suministro de la información mínima legalmente requerida, especialmente en aspectos relacionados con la administración de la entidad, el nombre y perfil de sus administradores, las políticas de selección, contratación y remuneración de sus funcionarios, y las tarifas de los productos y servicios ofrecidos.

7.5.1. Principio de revelación de información

KOLLECT GROUP ha adoptado los siguientes principios en la revelación de información a sus grupos de interés:

• La información deberá ser suministrada en forma suficientemente oportuna, pertinente, clara y completa para que el miembro del grupo de interés destinatario pueda tomar decisiones; detallando los beneficios y cualquier riesgo de una manera equitativa y balanceada.
• La información revelada deberá ser consistente de manera tal que garantice que es generada de acuerdo con una misma metodología a través del tiempo y en cumplimiento de la normatividad nacional y de las prácticas generalmente aceptadas. Si la metodología o el sustento normativo de los mecanismos de revelación de información cambian, ello debe ser advertido para garantizar que sea comparable a lo largo del tiempo.
• KOLLECT GROUP ejercerá un cuidado razonable para que la información sea correcta en todos sus aspectos esenciales, que no sea engañosa, que sea fácil de comprender y se encuentre disponible por escrito o por un medio electrónico apropiado.
• No podrá entenderse dentro de la información puesta a disposición del público la que se encuentra sujeta a confidencialidad, secreto industrial o aquella que con su revelación pueda causar un perjuicio económico o comercial a la compañía.
• KOLLECT GROUP procurará utilizar medios electrónicos para dar a conocer la información y facilitar el envío de la misma, teniendo en cuenta el acceso que los usuarios y destinatarios tengan del mismo.
• La información sobre los productos y servicios ofrecidos, así como las tarifas de los mismos, de acuerdo con la normatividad vigente.

7.5.2. Política de revelación de información

El Comité de Gestión de KOLLECT GROUP ha aprobado una política de revelación de información, en la que se identifica: 

• El área responsable al interior de la entidad de desarrollar la política de revelación de información.
• La información que se debe revelar.
• La forma cómo se debe revelar esa información.
• Los destinatarios a quienes se les revelará la información.
• Los mecanismos para asegurar la máxima calidad y representatividad de la información revelada.
• El procedimiento para la calificación de la información como reservada o confidencial y para el manejo de esta información frente a las exigencias de revelación de la normativa vigente.
• La forma como se revelará la información sobre operaciones con o entre partes vinculadas.

7.5.3. Transparencia y revelación de la información

KOLLECT GROUP reconoce que el éxito de la implementación de mejores estándares de Buen Gobierno depende de la información que sobre los mismos y su cumplimiento se brinde a los accionistas, los clientes, otros grupos de interés y al mercado en general.

Para el efecto, con la periodicidad establecida en sus políticas y/o en la legislación aplicable, KOLLECT GROUP, revelará información veraz, relevante y oportuna de forma clara, y precisa con el fin de mantener adecuadamente informados a los accionistas, inversionistas y otros grupos de interés, a los consumidores financieros, así como al mercado en general, en forma tal que permita la toma acertada de decisiones.

7.5.4. Privacidad de la información

KOLLECT GROUP se compromete a proteger toda la información personal de sus consumidores y a que la misma sea utilizada como corresponde, en cumplimiento de los mandatos constitucionales y legales.

Los directivos, funcionarios, colaboradores y proveedores deben guardar la debida reserva sobre documentos de trabajo y la información confidencial que se encuentre bajo su cuidado, sin perjuicio de las excepciones legales sobre la materia. Por lo tanto, deberán controlar y evitar que en cualquiera de las instalaciones o dependencias de la entidad se haga uso indebido de dicha información o que la misma se conocida por personas que no tengan autorización para ello.

La infracción al deber de reserva generará las consecuencias penales, laborales y administrativas previstas en la ley y en los reglamentos internos.

7.6. Informe Anual De Gobierno Corporativo

KOLLECT GROUP elaborará anualmente un informe de Gobierno Corporativo, el cual tiene como principal objetivo mostrarle a los Grupos de Interés y al público en general, la información sobre las medidas adoptadas y cumplidas por la entidad en materia de Gobierno Corporativo, precisando el desempeño del Comité de Gestión y de cada uno de sus miembros, la manera en que le dio cumplimiento a sus deberes durante el respectivo periodo, así como los conflictos de interés revelados y resueltos por dicho órgano.

La Asamblea General de Accionistas será la responsable de aprobar el contenido de dicho informe. KOLLECT GROUP lo publicará en su página Web. 

7.7. Información en el Sitio Web de KOLLECT GROUP

En el sitio web de KOLLECT GROUP existirá un enlace específico denominado “Gobierno Corporativo”, el cual se divulgará la información más relevante relacionada con el particular, cuya actualización será responsabilidad de la Asamblea General de Accionistas.

7.8. Transparencia con los consumidores

De acuerdo con el marco normativo vigente, KOLLECT GROUP suministrará a sus consumidores información cierta, suficiente, clara y oportuna, que permita, especialmente, que los consumidores conozcan adecuadamente sus derechos, obligaciones y los costos en las relaciones que establecen con la Compañía.

7.9. Transparencia con los contratistas

Toda relación contractual que inicie KOLLECT GROUP deberá atender las políticas y procedimientos de la Compañía, con el fin de que las relaciones comerciales que se establezcan sean llevadas a cabo de manera justa, ética y legal.

En consecuencia, toda relación comercial que se pretenda establecer deberá basarse en la reputación que estas tengan por su servicio, integridad, calidad, costos, oferta y su capacidad para satisfacer competitivamente las necesidades comerciales de la Compañía.

7.10.   Canales de atención a los accionistas y consumidores financieros

KOLLECT GROUP establecerá canales que le permitan atender las solicitudes de sus consumidores financieros.

8.     Disposiciones complementarias al Código de Gobierno Corporativo

8.1.     Código de ética y conducta

KOLLECT GROUP ha adoptado un Código de Ética y Conducta en el cual se establecen los principios y las pautas de comportamiento que deben atender los funcionarios y demás personas vinculadas a la entidad quienes deberán conocer y cumplir las normas y principios, contenidas en dicho documento, a fin de actuar constantemente con absoluta transparencia y honestidad en el desarrollo de sus labores diarias, tanto dentro como fuera de la entidad.

8.2.     Sagrilaft

En virtud de lo establecido en la Circular Externa No. 100-000004 del 09 de abril de 2021 y la Circular Externa 100-000016 del 24 de diciembre de 2020, las empresas vigiladas cuyos ingresos totales, o, que hayan tenido activos iguales o superiores a 40,000 SMLMV (COP 36.341.040.000 y aprox. USD 9.085.260) con corte al 31 de diciembre del 2021, deberán implementar un Sistema de Autocontrol y Gestión Integral del Riesgo de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (SAGRILAFT).

El volumen actual de operaciones de KOLLECT GROUP no alcanza los umbrales atrás señalados para la implementación del SAGRILAFT en sus sistemas de administración de riesgo. No obstante, KOLLECT GROUP como buena práctica y por mera liberalidad realizará las siguientes actividades:

• Establecerá un perfil de transacciones para sus clientes, el cual identificará aquellas operaciones que se desvían de sus prácticas de consumo habituales.
• Solicitará información adicional a sus clientes y proveedores para la realización de operaciones que superen el monto de 10 salarios mínimos mensuales legales vigentes (10 SMMLV), ya sea de manera digital o en efectivo.
• Solicitará autorización a sus clientes y proveedores para consultarlos en listas restrictivas tales como OFAC, entre otras, con el propósito de impedir que KOLLECT GROUP sea usado como vehículo para el lavado de activos y financiación del terrorismo.
• Reportará a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), cualquier actividad sospechosa o irregular de sus clientes y proveedores, siempre que cuente con la debida autorización de estos, reciba orden de autoridad competente para revelar dicha información, o por mandato de ley.
• Promoverá la eliminación del uso del dinero efectivo en las relaciones que establezca con sus clientes, proveedores y terceros en general, siempre buscando que las transacciones se canalicen a través de sistemas de registro verificables y confiables.

8.3.     Conflictos de interés

Con la finalidad de evitar que se presenten conflictos de interés en las relaciones que establezca KOLLECT GROUP con sus accionistas, administradores, alta gerencia y los funcionarios o empleados de la entidad, la Asamblea General de Accionistas establecerá los principios, políticas y procedimientos encaminados a detectar, prevenir y administrar tales conflictos.

9.     Operaciones con partes vinculadas

KOLLECT GROUP cuenta con una política y un procedimiento definido y formalizado en la normativa interna para el conocimiento, administración y resolución de las situaciones de conflicto de interés, ya sean directos o indirectos a través de Partes Vinculadas, que pueden afectar a los miembros de la Asamblea General y demás Administradores.

El procedimiento para la gestión de los conflictos de interés distingue la naturaleza de los mismos, diferenciando entre conflicto de interés esporádico o permanente. Si el conflicto de interés es esporádico, el procedimiento aplicable indica las reglas y pasos a seguir, que deben ser relativamente fáciles de administrar y difícil de eludir para el afectado. Para el caso de conflictos de interés de carácter permanente, el procedimiento considera que, si esta situación afecta al conjunto de las operaciones de la entidad, debe entenderse como una causal de renuncia obligatoria por parte del afectado ya que le imposibilita para ejercer el cargo.

Los miembros de la Asamblea General, los Representantes Legales, los miembros de la Alta Gerencia y demás Administradores de KOLLECT GROUP informan periódicamente a la Asamblea General respecto de las relaciones directas o indirectas, que mantengan entre ellos, o con otras entidades o estructuras pertenecientes al Conglomerado del que hace parte la entidad, o con la entidad, o con proveedores, o con clientes o con cualquier otro Grupo de Interés, de las que pudieran derivarse situaciones de conflicto de interés o influir en la dirección de su opinión o voto, construyendo así un “Mapa de Partes Vinculadas” de los Administradores.

Las situaciones de conflicto de interés relevante entendidas como aquellas que obligarían al afectado a abstenerse de una reunión y/o votación, en que se encuentren los miembros del Comité de Gestión y demás Administradores, son recogidas en la información pública que con carácter anual publica WIICAR en su página Web.

Respecto del manejo de operaciones con Partes Vinculadas, KOLLECT GROUP cuenta con una política que define el procedimiento concreto para la valoración, aprobación y revelación de las operaciones con Partes Vinculadas.

En desarrollo de la política de KOLLECT GROUP respecto de las operaciones con vinculadas corresponde a la Asamblea General de Accionistas establecer los criterios cualitativos o cuantitativos utilizados para determinar la materialidad de la operación, el respeto de la operación a la igualdad de trato de los accionistas, el precio o valor de la operación y el respeto a las condiciones de mercado y el momento de la revelación.

Así mismo, corresponderá a la Asamblea General de Accionistas aprobar, con las tres cuartas partes de sus miembros y el voto afirmativo de sus miembros independientes, las operaciones con vinculadas con la exclusión de la parte interesada. Dependiendo del volumen o complejidad de la operación, las políticas de la entidad contemplan la opción de solicitar la aprobación expresa de la Asamblea General de Accionistas.

No se requerirá de autorización expresa por parte de la Asamblea General de Accionistas para la celebración de operaciones vinculadas recurrentes propias del giro ordinario realizadas en virtud de contratos de adhesión, o contratos marco generales, cuyas condiciones están perfectamente estandarizadas, se aplican de forma masiva, y son realizadas a precios de mercado, fijados con carácter general por quien actúa como suministrador del bien o servicio del que se trate, y cuya cuantía individual no sea relevante para la entidad.

10.  Modificaciones y cumplimiento del Código de Gobierno Corporativo

El presente Código debe ser interpretado siguiendo el principio de la buena fe.

Corresponde al Comité de Gestión velar por el cumplimiento del presente Código, así como de todos los demás documentos relacionados con la gestión del buen gobierno corporativo de la entidad. En el Informe Anual de Gobierno Corporativo, el Comité de Gestión deberá incluir un acápite relacionado con el cumplimiento del Código de Gobierno Corporativo durante el respectivo periodo.

Los accionistas de KOLLECT GROUP tienen derecho a solicitarle al Comité de Gestión el cumplimiento efectivo del presente Código, mediante documento escrito motivado.

Todos los procesos, políticas, procedimientos, reglamentos entre otros, que se emitan en materia de gobierno corporativo, deberán alinearse a lo previsto en el presente Código.

Todos los directores, gerentes, empleados, así como los contratistas involucrados directamente con el desarrollo del objeto social de la entidad, tienen la obligación de presentar reclamaciones, cuando consideren que ha habido incumplimiento del presente Código de Gobierno Corporativo, conforme a la reglamentación que expida para el efecto la Asamblea General de Accionistas.

El contenido del presente Código es de obligatorio cumplimiento para los funcionarios, accionistas y en general, para todos los sujetos involucrados con la entidad. Por tal razón, podrán imponerse sanciones a quienes incumplan lo consagrado en él, de conformidad con lo previsto en el particular en el Código de Ética y Conducta.

La adopción del presente Código y cualquier modificación al mismo será divulgada públicamente en nuestra página Web.