De acuerdo con la normativa mercantil vigente en Colombia, las sociedades comerciales están obligadas a cumplir con diversas obligaciones societarias durante los tres primeros meses de cada año. En este sentido, a más tardar el 31 de marzo de 2024, estas y las sucursales de sociedades extranjeras establecidas en Colombia deben atender las siguientes responsabilidades:
Renovación de la Matrícula Mercantil: La matrícula mercantil debe ser renovada de manera anual, dicho trámite puede ser llevado a cabo de forma virtual.
Consecuencias por realizar la renovación de manera oportuna: Multa por parte de la Superintendencia de Sociedades («SuperSociedades»), la cual podría ascender hasta 17 salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV), equivalente a aproximadamente Veintidós Millones Cien Mil Pesos Mcte ($22.000.000) para el año 2024.
Celebrar la Reunión Ordinaria de Asamblea de Accionistas o Junta de Socios del Año 2024: A más tardar el 31 de marzo de 2024, las sociedades comerciales deben llevar a cabo una reunión ordinaria de la Asamblea General de Accionistas (o de la Junta de Socios en el caso de sociedades limitadas o en comandita simple), donde se abordarán los siguientes puntos:
Revisar y aprobar el Informe de Gestión del Representante Legal correspondiente al año 2023.
Examinar y aprobar las cuentas y Estados Financieros del año 2023.
Revisar el informe del Revisor Fiscal, si lo hay.
Designar y/o ratificar a los administradores.
Distribuir utilidades, en caso de ser pertinente.
Adoptar todas las medidas necesarias para asegurar el cumplimiento del objeto social.
En consecuencia, durante esta reunión, se deben someter a la consideración y aprobación del órgano social los siguientes documentos:
Informe de la Junta Directiva, si lo hay.
Informe del Oficial de Cumplimiento, si lo hay.
Estados Financieros de la Sociedad con Corte al 31 de Diciembre de 2023.
Informe del Revisor Fiscal Correspondiente al Ejercicio de 2023, si lo hay.
Proyecto de Distribución de Utilidades Repartibles, si las hay.
Depósito de Estados Financieros: Los Estados Financieros con fecha de corte al 31 de diciembre de 2023 deben ser depositados ante la cámara de comercio correspondiente dentro del mes siguiente a la fecha en la cual sean aprobados por la asamblea general de accionistas (o la junta de socios en caso de que sea una sociedad limitada o una en comandita simple).
Inscripción de Páginas Web y Sitios de Internet de Origen Colombiano en el Registro Mercantil y Reporte de Transacciones a la DIAN: Cuando el dueño de la página web o el sitio de internet tengan el domicilio en Colombia y en este se desarrollen actividades comerciales, financieras o de prestación de servicios tendrán la obligación de realizar el registro mercantil y el reporte de las transacciones de dicha página web, el cual, se podrá hacer en cualquier momento, sin costo.
Presentación de informes ante la Superintendencia de Sociedades:
Informe 75 – SAGRILAFT y PTEE: Deberán presentar este informe las sociedades obligadas a implementar el sistema de autocontrol y gestión del riesgo integral de lavado de activos, financiación al terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva (SAGRILAFT), vigiladas y controladas por la Superintendencia de Sociedades cuyos activos o ingresos totales por el año 2023 hayan sido superiores a 30.000 SMMLV y que cumplan con los criterios dispuestos en la Circular Externa No. 100-000011 del 9 de agosto de 2021 para tener implementado un Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE).
Informe 42 sobre Prácticas Empresariales para Sociedades bajo Vigilancia o Control de la Superintendencia de Sociedades: Las sociedades que estén sujetas a vigilancia y control por parte de la Superintendencia de Sociedades, deberán presentar ante esta entidad el «Informe No. 42 sobre Prácticas Empresariales” que tiene como propósito proporcionar detalles específicos sobre las prácticas comerciales llevadas a cabo por la sociedad.
Informe 58 sobre Oficial de Cumplimiento del SAGRILAFT: Este informe se hace necesario en situaciones de nombramiento o cambio del Oficial de Cumplimiento en una entidad.
Pago Anual de la Contribución Especial a la Superintendencia de Sociedades: Están obligadas a este pago las sociedades que estén bajo vigilancia o control por parte de la Superintendencia de Sociedades. Dicha tarifa es calculada sobre el total de activos que la sociedad registre al 31 de diciembre del año anterior o que figuren en el último balance general con corte al 31 de diciembre y su plazo se determina anualmente por la Superintendencia de Sociedades.
Actualización del Registro Nacional de Base de Datos: A más tardar el 31 de marzo de 2024 las Sociedades, entidades sin ánimo de lucro y personas jurídicas de naturaleza pública con activos totales superiores a 100.000 Unidades de Valor Tributario -UVT-, que sean Responsables del Tratamiento de los datos personales deberán registrar y/o actualizar la información inscrita en el Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD.
El cumplimiento oportuno de las obligaciones antes indicadas fortalece la gestión transparente y eficiente de las sociedades en el entorno empresarial. Estamos disponibles para resolver cualquier consulta adicional al respecto.
