Generalidades

1. Objetivo

La sociedad KOLLECT GROUP S.A.S., identificada con Nit. 901.418.259 – 4, domiciliada en Barranquilla, con dirección física en la Carrera 53 No. 80-198, Torre Atlántica  piso 7 oficina 704, dirección electrónica juridica@kollectgroup.co  y teléfono 333 070 0878, (en adelante “KOLLECT GROUP”) pone en conocimiento de los Titulares de los Datos Personales la presente Política de Tratamiento de la Información (en  adelante la “Política”), dando cumplimiento con ello a la Ley 1581 de 2012, al Decreto 1377 de 2013 y a cualquier norma que los sustituya o modifique.

La presente Política tiene como objetivo establecer los parámetros bajo los cuales se realiza el tratamiento de la información personal que capta, utiliza, y recolecta KOLLECT GROUP, así como poner en conocimiento de los Titulares de los Datos Personales los derechos que les asisten, los procedimientos y mecanismos dispuestos por KOLLECT GROUP, para hacerlos efectivos; informar quienes son las personas autorizadas para atender las consultas, reclamos y quejas, y darles a conocer el alcance y la finalidad del Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales. 

2. Alcance

La Política aplica para todos los Titulares de los Datos Personales que sean tratados por KOLLECT GROUP S.A.S. y establece los parámetros que ha establecido para dar cumplimiento a las disposiciones de la Ley 1581 de 2012.

Los datos personales no serán utilizados para actividades o propósitos diferentes a los aquí determinados. En todo caso, cabe mencionar que en el evento que dicha información personal sea utilizada para otros fines, su empleo deberá estar amparado por la autorización previa, expresa e informada del Titular o en alguna de las excepciones que sobre el particular prevé la normatividad vigente. 

3. Definiciones

Para efectos de la presente Política, se tendrán en cuenta las definiciones señaladas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015 tal como se transcriben a continuación:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.
• Dato personal: Cualquier información de cualquier tipo, vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables.
• Dato Público: Es el Dato Personal calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Dato Sensible: Es el Dato Personal que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen afiliaciones sindicales, el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, morales o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
• Encargado: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Autorizado: Es la EMPRESA y todas las personas bajo la responsabilidad de la EMPRESA, que por virtud de la Autorización y de estas Políticas tienen legitimidad para tratar los Datos Personales del Titular. El Autorizado incluye al género de los Habilitados.
• Habilitación: Es la legitimación que expresamente y por escrito mediante contrato o documento que haga sus veces, otorgue la EMPRESA a terceros, en cumplimiento de la Ley aplicable, para el Tratamiento de Datos Personales, convirtiendo a tales terceros en Encargados del Tratamiento de los Datos Personales entregados o puestos a disposición.
• Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: Es la persona natural o jurídica cuyos datos personales se refieren en la información que reposa en una Base de Datos y quien es sujeto del derecho de hábeas data.
• Transferencia: Es el Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por parte del Encargado y por cuenta del Responsable.
• Transmisión: Es la actividad de Tratamiento de Datos Personales mediante la cual se comunican los mismos, internamente o con terceras personas, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de cualquier actividad de Tratamiento por parte del receptor del Dato Personal.
• Tratamiento: Es toda operación o conjunto de operaciones y procedimiento sistemático, electrónico o no, que permita la recolección, conservación, ordenamiento, almacenamiento, modificación, relacionamiento, uso, circulación, evaluación, bloqueo, destrucción, supresión y en general, el procesamiento de Datos Personales, así como también su trasferencia a terceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones, o mensajes de datos.

4. Principios del Tratamiento de la Información Personal

En el Tratamiento de Datos Personales realizado por KOLLECT GROUP, los Responsables, Encargados y/o terceros a quienes se les transfieran Datos Personales, deberán dar cumplimiento a los principios y reglas establecidas en la Ley 1581 de 2012 y en esta Política, con el fin de garantizar el derecho antes mencionado de los Titulares y dar cumplimiento a las obligaciones de Ley y a los lineamientos internos de KOLLECT GROUP. Estos principios son:  

1. Autorización previa: Todo Tratamiento de Datos Personales se llevará cabo una vez se haya obtenido la Autorización previa, expresa e informada del Titular, salvo que la Ley establezca una excepción a esta regla.
2. Finalidad autorizada: Toda actividad de Tratamiento de Datos Personales debe obedecer a las finalidades mencionadas en esta Política o a las mencionadas en la Autorización otorgada por el Titular de los Datos Personales, o en los documentos específicos donde se regule cada tipo o proceso de Tratamiento de Datos Personales. La finalidad del Tratamiento particular de un Dato Personal debe ser informada al Titular del Dato Personal al momento de obtener su Autorización. Los Datos Personales no podrán ser tratados por fuera de las finalidades informadas y consentidas por los Titulares de los Datos.
3. Calidad del Dato Personal: El Dato Personal sometido a Tratamiento debe ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Cuando se esté en poder de Datos Personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, KOLLECT GROUP S.A.S. deberá abstenerse de Tratarlos, o solicitar a su titular la completitud o corrección de la información.
4. Entrega de información al Titular: Cuando el Titular lo solicite, KOLLECT GROUP S.A.S. deberá entregarle la información acerca de la existencia de Datos Personales que le conciernan al solicitante. Esta entrega de información la llevará a cabo la dependencia de KOLLECT GROUP S.A.S. encargada de la protección de datos personales, de conformidad con lo previsto en el numeral 2.5. de la presente política.
5. Circulación restringida: Los Datos Personales solo pueden ser tratados por aquel personal de KOLLECT GROUP S.A.S. que cuente con autorización para ello, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades. No podrá entregarse Datos Personales a quienes no cuenten con Autorización o no hayan sido habilitados por KOLLECT GROUP S.A.S. para llevar a cabo el Tratamiento.
6. Temporalidad: KOLLECT GROUP S.A.S. no usará la información del titular más allá del plazo razonable que exija la finalidad que fue informada al Titular de los Datos Personales.
7. Acceso restringido / Seguridad: Salvo por los Datos Personales expresamente autorizados, KOLLECT GROUP S.A.S. no podrá hacer disponibles Datos Personales para su acceso a través de internet u otros medios masivos de comunicación, a menos que se establezcan medidas técnicas y de seguridad que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas Autorizadas.
8. Confidencialidad: KOLLECT GROUP S.A.S. debe siempre realizar el Tratamiento disponiendo las medidas técnicas, humanas y administrativas que resulten necesarias para mantener la confidencialidad del Dato Personal y para evitar que sea éste adulterado, modificado, consultado, usado, accedido, eliminado, o conocido por personas no Autorizadas, o que el Dato Personal se pierda. Todo nuevo proyecto que implique el Tratamiento de Datos Personales por parte de KOLLECT GROUP, deberá hacer referencia a esta Política de Tratamiento para asegurar el cumplimiento de esta.
9. Tratamiento posterior: Todo Dato Personal que no sea Dato Público debe tratarse por los Responsables como confidencial, aun cuando la relación contractual o el vínculo entre el Titular del Dato Personal y KOLLECT GROUP S.A.S. haya terminado. A la terminación de dicho vínculo, tales Datos Personales deben continuar siendo Tratados de conformidad con esta Política y con la Ley.
10. Individualidad: KOLLECT GROUP S.A.S. mantendrá de manera separada las Bases de Datos en las que tiene la calidad de Encargado de las Bases de Datos en las que es Responsable.
11. Necesidad: Los Datos Personales solo pueden ser Tratados durante el tiempo y en la medida que el propósito de su Tratamiento lo justifique.

5. Tratamiento de Datos Personales

Los datos Personales son recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y gestionados de acuerdo a la finalidad o finalidades que tenga cada tipo de Tratamiento.

5.1 Tratamiento de Datos Sensibles

KOLLECT GROUP S.A.S. podrá solicitar los Datos Sensibles que expresamente se mencionarán en cada Autorización.

En todo caso, KOLLECT GROUP S.A.S.  observará estrictamente las limitaciones legales al Tratamiento de Datos Sensibles, sometiendo a Tratamiento los Datos Sensibles únicamente cuando el Titular haya otorgado su Autorización, salvo en los casos en que la ley no requiera de dicha Autorización. Cuando KOLLECT GROUP S.A.S.  solicite Datos Sensibles, le informará qué tipo de Datos Personales tienen esta categoría y no condicionará, en ningún caso, ninguna actividad a la entrega de Datos Sensibles.

Los Datos Sensibles serán tratados con la mayor diligencia posible y con los estándares de seguridad más altos. El acceso limitado a los Datos Sensibles será un principio rector para salvaguardar la privacidad de esos Datos Personales y, por lo tanto, solo el personal autorizado podrá tener acceso a ese tipo de información.  

5.2 Tratamiento de Datos Personales de niñas, niños y/o adolescentes

KOLLECT GROUP S.A.S. tratará los Datos Personales de un menor de 18 años, siempre que sea estrictamente necesario y exista el consentimiento previo y expreso de padres o tutores legales.

En estos casos, los padres o tutores legales pueden cambiar o revocar la Autorización
tal como se describe en esta Política.

Adicionalmente, el Tratamiento de los Datos Personales de niñas, niños y adolescentes, cumplirá con los siguientes parámetros y requisitos:   

1. El Tratamiento responderá y respetará el interés superior de los niños, niñas y 
2. En todo momento se asegurará el respeto de sus derechos fundamentales.
3. El niño, niña o adolescente será escuchado, y su opinión será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

5.2 Finalidades del Tratamiento

KOLLECT GROUP S.A.S. realizará el Tratamiento de los Datos Personales para las finalidades informadas al momento en que el Dato Personal sea recolectado y que sean expresamente consentidas por el Titular. Así mismo, los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales por virtud de Ley o contrato, mantendrán el Tratamiento dentro de las siguientes finalidades:    

1. Ofrecer la prestación de servicios jurídicos y demás servicios complementarios a la actividad económica principal de KOLLECT GROUP S.A.S., a través del uso de las tecnologías de la información.
2. Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones legales, laborales, tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de KOLLECT GROUP S.A.S.
3. Cumplir con los procesos internos de KOLLECT GROUP S.A.S. en materia de administración de proveedores y contratistas.
4. Mantener una comunicación constante con los titulares de datos personales durante la gestión de la relación contractual.
5. Realizar procesos de conocimiento de los potenciales clientes o actualización de información de sus clientes o usuarios.
6. Enviar al correo físico, electrónico, a las redes sociales o número móvil, vía mensajes de texto, chat de WhatsApp o a través de cualquier otro medio de comunicación existente o que llegare a existir, información institucional, publicitaria o comercial sobre los servicios de la compañía, sus socios comerciales o proyectos en los cuales participa, en desarrollo de actividades de mercadeo, publicitarias y comerciales.
7. Efectuar estudios, investigaciones e informes de mercado, financieros, estadísticos y de riesgo, entre otros.
8. Evaluar la calidad de los servicios o productos suministrados.
9. El control y la prevención del fraude y del lavado de activos y financiación del terrorismo, incluyendo, pero sin limitarse a la consulta en listas públicas y/o restrictivas, y toda la información necesaria para el debido conocimiento del cliente.
10. El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y Bases de Datos de KOLLECT GROUP S.A.S.
11. Procesos al interior de KOLLECT GROUP con fines de desarrollo u operativo y/o de administración de sistemas.
12. La transmisión y transferencia de datos a terceros ubicados dentro o fuera del país, con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos, de mercadeo y/o operativos, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. En cualquier caso, los terceros estarán obligados en los términos de esta Política.
13. Mantener y procesar por computadora u otros medios, cualquier tipo de información relacionada con el negocio del cliente con el fin de brindar los servicios y productos pertinentes.
14. Las demás finalidades que determine el Responsable en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas internas de KOLLECT GROUP.
15. Mantener y procesar por computadora u otros medios, cualquier tipo de información relacionada con el negocio del cliente con el fin de brindar los servicios y productos pertinentes.
16. Las demás finalidades que determine el Responsable en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las Políticas internas de KOLLECT GROUP.

6. Derechos del Titular de los Datos Personales

 De acuerdo con la Ley, los Titulares de Datos Personales tienen los siguientes derechos:

1. Derecho de actualización: Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a KOLLET GROUP A.S. o los Encargados del Tratamiento de los mismos. Este derecho se podrá ejercer frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Derecho de prueba: Solicitar prueba de la Autorización otorgada a KOLLECT GROUP, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en las normas que la reglamenten, adicionen, complementen, modifiquen o deroguen), o cuando se haya presentado la continuidad del Tratamiento según lo previsto en el numeral 4° del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013.
3. Derecho de información: Presentar solicitudes ante KOLLECT GROUP S.A.S. del Tratamiento respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales, y a que éstas le entreguen tal información.
4. Derecho de quejas y reclamos: Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante KOLLECT GROUP S.A.S. de acuerdo con lo previsto en el artículo 16 de la Ley 1581 de
5. Derecho de revocación: Revocar su Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las bases de datos de KOLLECT GROUP S.A.S., cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado mediante acto administrativo definitivo que en el Tratamiento KOLLECT GROUP S.A.S. o el Encargado del Tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Ley o cuando no hay una obligación legal o contractual de mantener el Dato Personal en la Base de Datos del responsable. 
6. Derecho de acceso: Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento de acuerdo con el artículo 21 del Decreto 1377 del
7. Derecho de conocimiento: Conocer las modificaciones a los términos de esta Política de manera previa y eficiente a la implementación de las nuevas modificaciones o, en su defecto, de la nueva política de tratamiento de la información. Así como conocer a la dependencia o persona facultada por KOLLECT GROUP S.A.S. frente a quien podrá presentar quejas, consultas, reclamos y cualquier otra solicitud sobre sus Datos Personales.
8. Derecho de supresión: Solicitar la supresión de sus Datos Personales de las Bases de Datos siempre y cuando no exista un deber legal o una obligación de carácter contractual en virtud de la cual no sea posible dicha supresión.

Los Titulares podrán ejercer sus derechos de Ley y realizar los procedimientos establecidos en esta Política, mediante la presentación de su documento de identificación o copia del mismo. Los menores de edad podrán ejercer sus derechos personalmente, o a través de sus padres o los adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente. Así mismo, podrán ejercer los derechos del Titular los causahabientes que acrediten dicha calidad, el representante y/o apoderado del titular con la acreditación correspondiente y aquellos que han hecho una estipulación a favor de otro o para otro.

7. Área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de datos debe ser objeto de corrección, supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán recurrir al área Administrativa de KOLLECT GROUP S.A.S. a cargo de la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas de todo tipo relacionadas con los Datos Personales de conformidad con la Ley y esta Política.

7.1 Consultas

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. KOLLECT GROUP a través del área administrativa encargada deberá suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Cualquiera que sea el medio, KOLLECT GROUP S.A.S. guardará prueba de la consulta y su respuesta. En consecuencia, los siguientes son los pasos a seguir para la presentación de consultas:    

1. Las solicitudes se deberán formular por escrito a los canales de contacto establecidos en esta Política.
2. La solicitud será analizada para verificar la identificación del Titular. Si la solicitud es formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél de conformidad con las leyes vigentes, la solicitud será rechazada. Para ello puede solicitar el documento de identificación del Titular o copia del mismo, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso.
3. Si el solicitante tuviere capacidad para formular la consulta, de conformidad con los criterios de acreditación establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, KOLLECT GROUP S.A.S. recopilará toda la información sobre el Titular que esté contenida en el registro individual de esa persona o que esté vinculada con la identificación del Titular dentro de las Bases de Datos de KOLLECT GROUP.

 7.2 Reclamos

KOLLECT GROUP S.A.S. dispone de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, representantes y/o apoderados, formulen reclamos respecto de: (i) Datos Personales Tratados por KOLLECT GROUP S.A.S.  que deben ser objeto de corrección, actualización, supresión o revocatoria de la Autorización o (ii) el presunto incumplimiento de los deberes de Ley de KOLLECT GROUP. Cualquiera que sea el medio, KOLLECT GROUP S.A.S. guardará prueba del reclamo y su respuesta. En consecuencia, los siguientes son los pasos a seguir para la presentación de reclamos:  

1. El reclamo se formulará mediante solicitud escrita a los canales de contacto establecidos en esta Política.
2. La solicitud será analizada para verificar la identificación del Titular. Si la solicitud es formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél de conformidad con las leyes vigentes, la solicitud será rechazada. Para ello puede solicitar la cédula de ciudadanía o documento de identificación original del Titular, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso.
3. El reclamo debe contener la siguiente información: (i) Nombre y número de documento de identificación del Titular. (ii) Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto). (iii) Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación de su representante. (iv) La descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos. (v) La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección, revocatoria, supresión, o cumplimiento de deberes). (vi) Los documentos que se quiera hacer valer. (vii) Firma, correo electrónico, nombre y número de identificación del solicitante del reclamo.
4. Si por cualquier hecho la persona que recibe el reclamo al interior de KOLLECT GROUP A.S. no es competente para resolverlo, dará traslado al Analista de Servicio al Cliente dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a haber recibido el reclamo, e informará de dicha remisión al reclamante.
5. Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la Base de Datos de KOLLECT GROUP S.A.S. donde reposen los Datos del Titular sujetos a reclamo una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
6. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8. Vigencia

Esta Política rige a partir del [Indicar fecha de entrada en vigencia]. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos, con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política y la respectiva Autorización, para las cuales fueron recolectados.

9. Modificaciones

Esta Política podrá ser modificada por KOLLECT GROUP S.A.S. cuando así lo requiera sin previa notificación, siempre que se trate de modificaciones no sustanciales. De lo contrario, serán comunicadas previamente a los Titulares.